Crear Grupo de Discusion

Consulta a alguien de Cisco suelen tener este tipo de servicio para empresas aunque necesitas un gran ancho de banda.

Sharepoint o Exchange con las Public Folders

si,
pero no seria algpo para uso interno, es para usar con diferentes empresas, y la idea es contratar el servicio en algun hosting, no tenes que montar un server exchange ni nada por el estilo

Un foro... con eso lo podes resolver.

Saludos
Nacho

Me tiro a lo mismo que Heineken, un foro lo resolves, tendrias que ver el tipo de foro pero tenes perfectamente foros con niveles y perfiles de usuarios de distintas capacidades de acceso, carpetas para poner archivos de acceso publico a todos y privadas para ciertos grupos nomas. Y hasta la posibilidad de agregarle algun tipo de sala de chat donde puedan discutir fluido los miembros que esten en linea y asi tenes todo dentro de un ambiente donde solo ingresan quienes esten con usuarios creados y nadie mas.