Posible problema con archivos en Windows 2003

Buenas tengo una red de 10 pcs con windows XP y un servidor con WS2003 Enterprise edition, el problema es q a veces cuando uno hace una carpeta en el workstation que esta en Xp y lo copia en el servidor w2003, alguna carpeta o archivo falla... es decir si quieres entrar al archivo copiado te dice... el archivo espeficicado no ha sido encontrado... o borrar una carpeta o archivo copiado al servidor tb sale esta indicacion el archivo esta siendo utilizado por un programa... y en la red nadie lo esta usando... tb cuando quiere copiar me dice "el nombre del archivo es demasiado largo" cuando tiene solo menos de 11 carateres... lo q tengo q hacer es entrar en modo DOS para poder borrarlo y crear de nuevo la carpeta y los archivos cambiarles de nombre para que puedan funcionar..

alguno tiene una sugerencia o me pueda ayudar a corregir este problema.

gracias