Configuracion de Cuentas en Exchange

Hola que tal, me surgio un incoveniente al configurar las cuentas internas y externas en outlook, el problema es que todos los usuarios se manejen con una sola cuenta para el envio y reenvio de mensajes(actualmente los usuarios tienen una cuenta externa e interna) ya que es muy incordioso tener que ir seleccionando la cuenta cada ves que se envia un mensaje, la pregunta es como puedo hacer para configurar todo esto??? estuve averiguando y configure las politicas con el dominio externo(@dominioexterno.com) , y aparte configure el conector smtp pero en que lugar va el usuario y contraseña de correo externo de cada usuario y en que parte el usuario y contraseña de servidor de salida... bueno muchas gracias saludos